Quel destructeur de documents choisir pour votre entreprise ?

En entreprise, on peut avoir besoin d’éliminer des documents de diverses natures. En particulier, les documents comportant des informations personnelles ou commerciales sensibles doivent être détruits convenablement afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de ces données. Pour ce faire, le destructeur de documents est l’appareil dont l’entreprise doit se doter. Face aux rôles importants qu’aura à jouer cette machine, il est important que ses caractéristiques conviennent aux besoins de la structure. Voici les principaux critères pour bien choisir un destructeur de documents.

Les principaux points à observer pour bien choisir un destructeur de documents

De nombreux critères sont à prendre en compte pour bien choisir un destructeur de documents ou une déchiqueteuse. Le tout premier de ces critères est la taille de l’entreprise et en la matière, il existe cinq différentes catégories de cette machine :

• Destructeur personnel, home office, TPE : pour 1 utilisateur ;
• Destructeur petit bureaux : moins de 5 utilisateurs ;
• Destructeur de bureaux : moins de 15 utilisateurs ;
• Destructeur départemental : moins de 40 utilisateurs ;
• Destructeurs industriels : plus de 40 utilisateurs.

Ensuite, le niveau de sécurité de votre destructeur de documents dépendra du niveau de confidentialité que vous souhaitez avoir et du type de coupe à effectuer avec la machine. À cet effet, sur l’échelle de confidentialité de la norme internationale DIN, vous choisirez un niveau de sécurité P-1 ou P-2 pour une coupe fibre, P-3 ou P-4 pour une coupe croisée, et P-5, P-6 ou P-7 pour une coupe micro.

Les types de documents à détruire (papiers, cartes, agrafes…), la capacité de passage, la vitesse de destruction, le niveau sonore et les fonctions automatiques de l’appareil sont autant de paramètres à prendre en compte au cours de l’achat. Pour chacun de ces critères, vous trouverez un destructeur de documents disposant des spécificités techniques dont vous avez besoin.

Les avantages de disposer d’un destructeur de documents

Si la protection de la vie privée et la conformité au règlement européen général de la protection des données nécessitent pour une entreprise d’avoir un destructeur de documents, cette machine présente de nombreux autres avantages. Au prime abord, cela augmente la sécurité des informations privées. Avec une bonne déchiqueteuse, les données confidentielles sont tenues hors de la portée du personnel autorisée.

Ensuite, disposer d’un destructeur de documents permet de faire des économies si l’entreprise louait les services d’un fournisseur tiers spécialisé pour le traitement de ses déchets de broyage. Enfin, l’efficacité du travail est améliorée, car il n’y a plus de gestion, de stockage ou d’organisation des documents.